Rekisteri- ja tietosuojaseloste/Register and Privacy Statement

Tämä on SIIV Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.8.2022. Viimeisin muutos 15.11.2022.

1. Rekisterinpitäjä

   Siiv Oy
   Päiväpolku 10
   
   04410 Järvenpää
   Y-tunnus 3290834-7
   www.siiv.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

   Lasse Oz, [email protected], 045 7838 444 3

3. Rekisterin nimi

   Yrityksen asiakasrekisteri, markkinointirekisteri, sidosryhmärekisteri, verkkopalvelun käyttäjärekisteri, työntekijä/alihankkijarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

   EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on joku seuraavista

   • henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
   • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
   • laki (työntekijöiden osalta) tai
   • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde).

   Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, lakisääteiset velvoitteet sekä yrityksen tarpeet työntekijöiden sekä alihankkijoiden tietojen säilytys, sekä markkinointi.

5. Rekisterin tietosisältö

   Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

   Työntekijöiden, asiakkaiden sekä alihankkijoiden osalta henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), allergiat eläimille, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

   Markkinointi käyttöön on asiakkaiden sekä potentiaalisten asiakkaiden yllä mainitut tiedot sekä hyväksyntä markkinointi viestien saantiin

   Tiedot säilytetään toistaiseksi ellei asiakas/potentiaalinen asiakas pyydä niiden poistoa. Työntekijä/alihankkijan tiedot säilytetään lain määräämän ajan.

   Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

   Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

   Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

   Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

   Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

   Tietoja voidaan käyttää eri järjestelmissä jotka sijaitsevat EU:n sekä ETA alueen ulkopuolelle (esim. CRM, suorapostituspalvelut jne) , mutta tietoja ei luovuteta kolmansien osapuolten käytettäväksi.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

   Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

   Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

    Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).